Privacy & cookies

Laatste update: 7 juni 2018

Alle organisaties,  waaronder Scouting Amalgama,  moeten conform de Privacywetgeving (AVG/GDPR) vastgelegd hebben welke persoonsgegevens zij bewaren en hoe deze beveiligd worden. Deze wet kent drie belangrijke onderdelen:

  1. Het bewaren van persoonsgegevens
  2. Het beschermen van persoonsgegevens
  3. Het melden van datalekken bij de toezichthouder

Privacystatement

Als Scouting Amalgama vallen wij onder Scouting Nederland. Ons ledenadministratiesysteem Scouts Online is van Scouting Nederland. Daarom gebruiken wij ook het privacystatement van hen. Dit is terug te vinden op ww.scouting.nl/privacy.

Lidmaatschapsregistratie Scouting Amalgama

De lidmaatschapsregistratie verloopt via een papieren aanmeldformulier en/of via een webformulier op de website www.scoutingamalgama.nl. De gegevens die via een webformulier worden ingevuld worden in een beveiligde database op de webserver bewaard. De ledenadministratie (groepssecretaris/gegevensbeheerder) en de webmaster hebben enkel inzicht in deze gegevens.
Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in Scouts Online en wordt de informatie vanuit het webformulier op de webserver van Scouting Amalgama verwijderd. Voor Scouts Online: zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.

Het papiereninschrijfformulier wordt bewaard binnen de speltak van het jeugdlid en alleen bij overvliegen doorgegeven aan de nieuwe speltak. Het formulier wordt vernietigd wanneer leden onze scoutinggroep verlaten.

Ook leden van het verenigingsbestuur hebben toegang tot de basisadministratie. Elk bestuurslid heeft een Verklaring Omtrent het Gedrag (vog). Bij justitie is nagevraagd of de desbetreffende persoon met vertrouwelijke informatie mag omgaan.

Als lid kun je een account aanvragen bij Scouting Nederland om de eigen gegevens in te zien, te wijzigen of af te schermen. In het privacybeleid van Scouting Nederland staat beschreven hoe met de gegevens in Scouts Online wordt omgegaan.

Waarvoor worden de persoonsgegevens gebruikt?

Scouting Amalgama gebruikt deze gegevens voor het volgende:

  • Ouders/verzorgers/ volwassen leden te bereiken tijdens opkomst, overnachting, kamp
  • Rekening te kunnen houden met allergieën, medische bijzonderheden, geloofsregels
  • Informatie vanuit de speltak naar ouders/verzorgers/volwassen leden
  • Vragen om vrijwilligerswerk aan ouders/verzorgers/volwassen leden
  • Innen van contributie en het sturen van herinneringen als dit nodig is.

Persoonsgegevens als naam en geboortedatum kunnen worden gebruikt om een presentielijst voor opkomsten, overnachtingen, kampen te maken. Ook helpt de geboortedatum om te kunnen bepalen of een kind kan/mag overvliegen naar een volgende speltak.

Elke keer bij het gebruik van persoonsgegevens is van te voren nagedacht of het wel echt noodzakelijk is om deze te gebruiken, op te vragen, vast te leggen, te archiveren. Zodra de noodzaak vervalt, worden gegevens vernietigd. Dit is vooral een taak  van dat leidinglid dat de administratie onder zich heeft en uiteindelijk de groepssecretaris.

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen

Scouting Amalgama hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege-)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier / -vragenlijst die per activiteit hard-copy dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor de (bege-) leiding  van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt direct na afloop van de activiteit vernietigd.

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten

In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege-)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Scouting Amalgama mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.

Identiteitskaarten

Elke Nederlander vanaf 14 jaar moet een identiteitskaart bij zich dragen. Wij kiezen ervoor om dan een papieren kopie te vragen waarop duidelijk beschreven staat dat deze kopie alleen voor de desbetreffende activiteit gebruikt mag worden. Na de activiteit wordt deze kopie vernietigd.

Financiële gegevens

Om de financiële administratie te voeren kunnen leden een doorlopende SEPA-machtiging invullen. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in ledenadministratiesysteem Scouts Online.    De penningmeester van Scouting Amalgama heeft inzicht in de financiële gegevens. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.

Registratie activiteiten

Voor (groeps)activiteiten en kampen wordt gebruikgemaakt van een papieren en/of online registratieformulier op de website van Scouting Amalgama. De gegevens worden via een webformulier in een beveiligde database op de webserver bewaard. Er worden geen herleidbare persoonsgegevens geregistreerd. Ook wordt het inschrijfformulier gebruikt om er een kampformulier van te maken. Dit ook ter controle van de gegevens door ouders/verzorgers. Dit kampformulier wordt na het kamp vernietigd.

Contactlijsten

Iedere speltak heeft de beschikking over een lijst met namen, adresgegevens, telefoonnummers en emailadressen van leden en ouders. Daarnaast is een beveiligde toegang mogelijk tot de webserver voor het raadplegen van de meest actuele gegevens en het bijhouden van de aanwezigheidsregistratie. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden snel bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden in een afgesloten ruimte en/of op de webserver bewaard. De contactlijsten (naam, adres, telefoon en email) worden (ook bij het beëindigen van het lidmaatschap) bewaard voor toekomstige activiteiten (zoals reünies ed.).

Online media

Scouting Amalgama maakt gebruik van een e-mailnieuwsbrief waarin relevante (lidmaatschaps-) informatie wordt gedeeld. Alle leden ontvangen deze nieuwsbrief op het opgegeven e-mailadres bij lidmaatschapsregistratie. Er is mogelijkheid voor een OPT-Out[1].

Op www.scoutingamalgama.nl kunnen cookies ingezet worden voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analytics). Hiervoor is een melding met meer informatie beschikbaar op de website.

Ook is er de Facebookpagina van Scouting Amalgama. We vragen niet vooraf om toestemming voor het delen van beeldmateriaal op sociale media. Als iemand hoofdonderwerp is van een foto of video kan deze bezwaar maken en zal het item verwijderd worden. In andere gevallen zal iemand ‘geblurred’ worden. Bij het delen van tekst- en beeldmateriaal doen wij dat zonder daarbij (jeugd)leden te identificeren. Leden, die zelf een bijdrage aan deze Social media leveren, zijn vanzelfsprekend wel herkenbaar. Ouders die hun kinderen ‘taggen’ in foto’s hebben hun eigen verantwoordelijkheid.

Beeldmateriaal

Scouting Amalgama maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting Amalgama en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd in te trekken.

Communicatie

Het privacybeleid van Scouting Amalgama is terug te vinden via www.scoutingamalgama.nl en op te vragen via het secretariaat op info@scoutingamalgama.nl. Bij inschrijving van een nieuw lid wordt gewezen op ons privacybeleid. Huidige leden worden middels een bericht geïnformeerd over de door het kader vastgestelde privacybeleid. Mocht je een klacht, vraag of suggestie hebben over het gebruik van jouw gegevens, spreek dan de speltakleiding aan. Indien nodig kan ook het verenigingsbestuur benaderd worden info@scoutingamalgama.nl .

Datalekken

Indien er sprake is van (of een vermoeden van) een datalek, dan wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Na alle gevallen van ongeoorloofd toegang zullen maatregelen getroffen worden om dit in de toekomst te voorkomen.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Amalgama binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (info@scoutingamalgama.nl). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.

[1] Het opt-outsysteem is een controversieel systeem voor het op grote schaal verzenden van periodieke e-mail. Het houdt in dat de e-mail zonder toestemming vooraf wordt toegestuurd, terwijl de ontvanger kan aangeven het betreffende periodiek voortaan niet meer te willen ontvangen.

Deze cookies gebruiken we op onze website:

_ga

Waarvoor wordt dit gebruikt: Registreert een uniek ID die wordt gebruikt om statistische gegevens te genereren over hoe de bezoeker de website gebruikt. Dit is niet te herleiden tot een specifiek persoon. Alle gegevens worden volledig anoniem verwerkt.
Hoe lang wordt de cookie opgeslagen: 2 jaar

_gat

Waarvoor wordt dit gebruikt:Gebruikt door Google Analytics om verzoeksnelheid te vertragen. Dit is niet te herleiden tot een specifiek persoon. Alle gegevens worden volledig anoniem verwerkt.
Hoe lang wordt de cookie opgeslagen: sessie

_gid

Waarvoor wordt dit gebruikt: Registreert een uniek ID die wordt gebruikt om statistische gegevens te genereren over hoe de bezoeker de website gebruikt. Dit is niet te herleiden tot een specifiek persoon. Alle gegevens worden volledig anoniem verwerkt.
Hoe lang wordt de cookie opgeslagen: sessie

viewed_cookie_policy

Waarvoor wordt dit gebruikt: Deze cookie onthoudt dat je toestemming hebt gegeven om cookies te plaatsen (anders zou je bij elk nieuw bezoek weer een melding krijgen 😉
Hoe lang wordt de cookie opgeslagen: 1 jaar